Sistem Informasi adalah kombinasi dari elemen yang saling bergantung yang memindai, mengumpulkan, memproses, menyimpan, dandistribute data dan informasi secara manual atau menggunakan komputer, untuk memberikan umpan balik kepada kebutuhan pengguna yang ditentukan. Oleh karena itu, sistem informasi digunakan secara luas di seluruh industri, pemerintah dan profesi, seringkali untuk membantu pengambilan keputusan.
Perguruan tinggi dan Universitas telah didirikan untuk memberikan layanan pendidikan kepada masyarakat. Seperti organisasi lainnya, sekolah memiliki proses dan prosedur yang mirip dengan bisnis atau industri yang melibatkan penerimaan, pemrosesan data, dan pembuatan laporan. Proses tersebut dimungkinkan melalui sistem terpusat dalam penyimpanan, pengolahan, dan pengambilan data dan informasi, sebagian besar sekolah di tanah air sudah mengadopsi sistem berbasis komputer untuk memenuhi kebutuhan mereka terutama pada siswa dan transaksi terkait sekolah.
Perguruan tinggi dan universitas mengakui pentingnya Sistem Informasi Manajemen Sekolah (SMIS) karena proses yang kompleks tidak dapat ditangani oleh orang-orang tertentu secara manual tetapi dimungkinkan melalui bantuan teknologi, mengotomatisasi informasi manajemen sekolah membantu mengurangi kemungkinan beban kerja, meningkatkan manajemen waktu, dan menghasilkan laporan yang tepat waktu dan berkualitas (Shah, 2014). Administrator sekolah menggunakan Alat dan Sistem TIK yang berbeda untuk melaksanakan tugas administrasi dan manajemen mereka dengan benar dan produktif (Omotayo & Chigbundu, 2017).
Masalah yang paling sering dihadapi oleh sekolah pada setiap akhir semester adalah proses pendaftaran siswa yang biasanya berlangsung selama 2-3 minggu karena sebagian besar penerimaan dan penyimpanan informasi siswa dilakukan secara manual. Pengambilan dan pembuatan data dan informasi juga menjadi perhatian, karena membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mengkonsolidasikan informasi yang diperlukan untuk diselsaikan. Selain itu dalam pengelolaan data nilai prestasi akademik dan non-akademik siswa hingga administrasi keuangan memerlukan suatu system untuk mempermudah dan meringankan bebas administrator. Implikasi Penelitian Studi ini memungkinkan pemusatan data sekolah dan siswa dalam penyimpanan, pemrosesan, dan pengambilan.
Deskripsi Proyek
Definisi Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Ada banyak bukti bahwa penerapan Sistem Informasi Manajemen di sekolah memiliki banyak manfaat dan pada umumnya memiliki dampak positif bagi sekolah. Inovasi tentang perkembangan teknologi sangat berperan dalam suatu organisasi (Tatnall & Pitman, 2002). Di sebagian besar negara, pendidikan sekolah dasar dan menengah dianggap sebagai tanggung jawab Negara, dan tunduk pada kendali pemerintah pada tingkat tertentu. Kontrol ini biasanya diwujudkan dalam dua bidang yang berbeda, yaitu sistem kurikulum dan personalnya; dan kurikulum yang berisi tentang kerja sekolah.
Sistem informasi melibatkan berbagai teknologi informasi seperti computer, internet, perangkat seluler, dan lain sebagainya. Seluruhnya digunakan unruk melakukan tugas-tugas tertentu, berkomunikasi, dan memberikan informasi ke berbagai aktor dalam organisasi atau sosial yang berbeda konteks. Yang terpenting dalam system informasi adalah bagaimana teknologi dapat disesuaikan dan digunakan untuk merealisasikan system informasi yang dapat memenuhi kebutuhan berbagai aktor, seperti individu, kelompok atau organisasi. Kebutuhan dan persyaratan informasi sehubungan dengan tuuan dan praktik tertentu (Boell & Kecmanovic, 2015). Tekanan persaingan dapat memotivasi organisasi untuk menjadi lebih efisien, efektif, dan inovasi dengan menggunakan teknologi informasi dalam memperbaiki tata kelola data administrasi organisasi.
Aktivitas yang dilakukan dan didukung oleh system informasi mengacu pada aspek-aspek seperti penggunaan, penyimpanan, penciptaan, pertukaran, komunikasi, pengumpulan, penyebaran, transmisi, penyediaan, pengambilan, dan lain-lain (Alter, 2008). Dengan demikian kegiatan tersebut menjadi kepentingan utama.
Rancangan Proyek Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Ada beberapa contoh sistem informasi manajemen yang sudah diimplentasikan yaitu AdminPlus, versi terbaru dari Administrator’s Plus®, yaitu sistem informasi siswa berbasis cloud yang mensederhanakan dalam pengelolaan data dengan kemudahan penggunaan dan Fitur yang inovatif. Dikembangkan oleh pendidik untuk pendidik, AdminPlus telah menjadi pilihan terpercaya dalam administrasi sekolah perangkat lunak oleh ribuan sekolah selama hampir 40 tahun (Rediker Sofware, 2022).
Dirancang untuk Memenuhi Kebutuhan Spesifik Sekolah. AdminPlus menawarkan desain multi-fitur yang fleksibel yang menciptakan aliran data secara baik di seluruh sekolah. Solusi terintegrasi meliputi: Database (Basis data), Attendance (Kehadiran), Raport Cards (Rapor), Scheduling (Penjadwalan), Behavior Management (Manajemen Perilaku), Student Billing (Penagihan Siswa), Online Form (Formulir Online), Notifications (Notifikasi), Mobile Apss (Aplikasi Seluler), TeacherPlus Gradebook (Buku Nilai Guru), StudentPlus Web Portal (Portal Web Siswa), ParentPlus Web Portal (Portal Web Induk).
Arus globalisasi sangat cepat terjadi seiring dengan perkembangan zaman dan peradaban dunia yang semakin maju. Dinamika kehidupan manusia di bumi sering menyebabkan kekacauan sosial, yang ditandai dengan masalah sosial yang muncul setiap saat. Kemajuan zaman dan perkembangan peradaban dunia juga mempengaruhi alat-alat pendukungnya, seperti alat teknologi komunikasi yang dimanfaatkan sebagai perangkat untuk mengolah dan mentransfer data informasi yang dibutuhkan. Teknologi komunikasi juga menjadi penyebab masuknya norma dan nilai baru dari luar yang sudah memasuki lingkungan kehidupan keluarga dan komunitas.
Sistem informasi manajemen sering kita jumpai di kehidupan sehari-hari. Dalam dunia pendidikan teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk mempermudah pekerjaan administrator dan meningkatkan kualitas mutu sekolah. Teknologi informasi dan komunikasi telah berkembang mengikuti zaman. Pekerjaan administrasi sekolah dapat dibantu dengan memanfaatkan teknologi yang sesuai dengan aktivitas yang dilakukan.
Sebuah penelitian di Turki menunjukkan bagaimana guru dan kepala sekolah percaya bahwa sistem e-school sudah memadai dalam hal hubungan administrasi, kesiswaan, dan waktu kerja rapor siswa (Polat & Arabaci, 2013). Informasi berbasis web yang dikembangkan sistem manajemen sekolah memberikan pengaruh bagi sekolah yang membutuhkan aplikasi untuk memfasilitasi pembelajaran, pengajaran, dan kualitas dan efektivitas administrasi. Itu selalu diperlukan untuk memiliki sistem informasi sistem manajemen sekolah modern (Pavlović, , Ranðić, & Paunović, 2014).
Penting untuk menyimpan catatan sekolah dan mengelolanya dengan benar karena ini merupakan aspek penting dari pengaruh sekolah dalam hal menjaga hal-hal di tempat yang seharusnya untuk memastikan pemrosesan dan penyimpanan catatan yang berkualitas. Ini juga akan membantu manajer sekolah dalam proses pengambilan keputusan mereka dan juga untuk meningkatkan penerapan arsip yang dapat digunakan di sekolah yang akan mengarah pada penghematan biaya, transparansi, aksesibilitas yang mudah, akuntabilitas, dan pengambilan informasi yang diperlukan dari penyimpanan mereka (Akinloye, Adu, & Ojo, 2017). Bidang utama yang perlu hadir dalam sistem manajemen informasi sekolah adalah standar terbuka, interoperabilitas, transisi, aksesibilitas, efisiensi biaya, inovasi berbasis undang-undang, dan kegunaan (Strickley, 2011).
Manajemen dan Organisasi Proyek
Peran Manajemen Pendidikan Berbasis Teknologi Informasi
Peran manajemen pendidikan berbasis teknologi informasi dapat dilihat dalam kegiatan administrasi sekolah, misalnya abses guru sekarang tidak lagi manual tetapi menggunakan sidik jari, selain itu banyak software yang dapat digunakan untuk mengelola data seluruh stakeholder sekolah. Pendidikan berbasis teknologi adalah sistem yang memanfaatkan teknologi semaksimal mungkin dalam kegiatan belajar mengajar. Teknologi yang banyak dikembangkan untuk Pendidikan adalah di bidang elektronik seperti komputer dan internet dan harus fleksibel, bereaksi cepat dan mampu mengantisipasi perubahan. Penggunaan teknologi dalam proses pendidikan sudah menjadi kebutuhan dasar. Negara-negara dengan sistem pendidikan terbaik saling bersaing dalam menciptakan dan mengembangkan teknologi untuk mendukung proses pendidikan.
e-School memiliki banyak fitur yang menarik bagi para guru. Ini memberi pendidik apa yang mereka butuhkan untuk menjalankan kelas mereka (buku nilai, dokumen penilaian keterampilan, lembar kehadiran kelas, dan jurnal partisipasi harian), fitur organisasi yang kuat (termasuk kalender yang dihubungkan dengan aplikasi kalender populer seperti Google Kalender), dan pembuat kartu laporan yang bagus.
Struktur Organisasi sebagai penyelenggara program e-School
Kepala sekolah sebagai manajer dan leader untuk menentukan perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi program baru organisasi. Pemanfaatan e-School bagi Staff sekolah sebagai pengelola data administrasi sekolah secara keseluruhan. Bagi guru yaitu untuk mengolah nilai secara sederhana dan melihat jadwal mengajar dan piket lainnya. Bagi siswa dapat melihat jadwal belajar dan kalender akademik, dapat melihat nilai secara online dan jadwal ujian serta melakukan pembayaran secara online.
Teknisi Proyek dan Kesimpulan
Penggunaan sistem e-School ini ditujukan untuk administrator, staf sekolah, dan guru-guru. Masing-masing memiliki modul yang dimaksudkan berbeda. Administrator mengawasi seluruh sistem dan mengelolanya. Administrator adalah satu-satunya orang yang berwenang untuk mengelola pengguna dalam hal penambahan pengguna sistem baru untuk staf dan guru.
Staf tersebut meliputi keuangan, data kesiswaan, data nilai siswa dan perpustakaan. Staf hanya dapat mengelola arsip yang ditujukan untuk kantor mereka. Jejak audit tersedia untuk melacak transaksi yang dilakukan melalui sistem. Ini akan membantu administrator dan pengguna pada saat proses yang belum pernah terjadi sebelumnya. Guru dapat mengatur nilai siswa mereka seperti melihat dan mengunggah. Semua transaksi sistem dari masing-masing departemen dijalankan ke server database sistem e-School.
Tampilan awal dari e-School merupakan pintu utama untuk mengakses system. Hanya personel terdaftar yang dapat mengakses sistem untuk mempertahankan aksesibilitas eksklusif. Tiga jenis pengguna dapat login: Administrator, Personil/Staf Sekolah, dan Guru. Akun didaftarkan oleh administrator dan kemudian diberikan kepada guru dan staf yang berwenang. Setiap menu memiliki sistem keamanan sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna. Antar penggunan tidak dapat mengakses seperti input data antar bagian.
e-School adalah solusi manajemen informasi sekolah yang lengkap. Sekolah saat ini perlu mengelola lebih banyak informasi daripada sebelumnya. Tanpa infrastruktur internal yang solid bagi guru, kepala sekolah, dan departemen untuk berbagi data, informasi penting sekolah dan siswa dapat hilang, atau lebih buruk lagi, menyebabkan sejumlah masalah yang dapat mempengaruhi citra dan daya tahan sekolah. Untuk tetap kompetitif, sekolah membutuhkan solusi sederhana yang dapat menjalankan fungsi individu, menghubungkan seluruh operasi mereka, menggunakan web sebagai alat komunikasi utama dan menyederhanakan tanggung jawab operasional sehari-hari, memberikan staf lebih banyak waktu dengan siswa. e-School mengotomatiskan berbagai aktivitas penjadwalan sekolah dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya premium. Otoritas terkait sekarang dapat dengan mudah dan lancar menggunakan sistem untuk membuat jadwal, jika tidak, tugas yang memakan waktu dan membosankan
Sistem Manajemen Sekolah dirancang dan dikembangkan berdasarkan kebutuhan sekolah terutama pada transaksi utamanya: Penerimaan, Pendaftaran, Akuntansi, Sistem Informasi Siswa, Penilaian, dan Pembuatan Laporan. Berdasarkan temuan penelitian sebelumnya, sistem e-school yang dikembangkan dapat berfungsi dan mengangkat proses transaksi sekolah. Guru dan staf mendapat manfaat dari penggunaan sistem ini. Kualitas dan kinerja sistem secara keseluruhan sangat baik dalam hal fungsionalitas, kegunaan, dan keandalan. Sebagai organisasi pebelejar, sekolah harus siap menyambut berbagai tantangan zaman dengan memanfaatkan kemajuan teknologi dengan baik, terus melakukan perubahan dan perbaikan agar organisasi bisa bersaing dan survive mengikuti perkembanagan zaman. Dengan demikian penulis memiliki rancangan proyek dengan sebuah program e-School sebagai bentuk pemanfaatan teknologi informasi yang semakin maju dan terus berkembang. Disisi lain, program tersebut dapat meningkatkan kualitas system informasi manajemen sekolah dengan memudahkan akses bagi staf, guru dan juga siswa.
Pustaka
Akinloye, G. M., Adu, E. O., & Ojo, O. A. (2017). Record-keeping management practices and legal issues in the school system. The Anthropologist, 28(3). 197-207. https://doi.org/10.1080/09720073.2017.1335832.
Alter, S. (2008). Defining information systems as work systems: Implications for the IS field. European Journal of Information Systems, 17(5), 448-469. https://repository.usfca.edu/at/22.
Alter, S. (2013). Work system theory: Overview of core concepts, extensions, and challenges for the future work. Journal of the Association for Information Systems, 14(2). 72-121. https://10.17705/1jais.00323.
Boell, S. K., & Kecmanovic, D. C. (2015). What is an information system? 48th Hawaii International Conference on System Sciences, (pp. 4959-4968). https://10.1109/HICSS.2015.587.
Omotayo, F. O., & Chigbundu, M. C. (2017). Use of information and communication technologies for administration and management of schools in Nigeria. Journal of System and Information Technology, 19(3). 183-201. https://doi.org/10.1108/JSIT-06-2017-0045.
Pavlović, , M. I., Ranðić, S., & Paunović, L. (2014). Information technologies in the contemporary school management system. Emerald Emerging Markets Case Studies, 4(6). 1-15. https://doi.org/10.1108/EEMCS-11-2012-0195.
Polat, M., & Arabaci, I. B. (2013). Evaluation of E-school applications as a management information system. Elementary Education Online, 12(2), 320-333. https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/90483.
Rediker Sofware. (2022, June 16). AdminPlus. Retrieved from Integrated School Management Software. https://www.rediker.com/.
Shah, M. (2014). Impact of management information systems (MIS) on school administration: What the literatures says. Procedia-Social and Behavioral Sciences, 16(1), 2799 2804. https://doi.org/10.1016/j.sbspro.2014.01.659.
Strickley, A. (2011). A baseline for a school management information system. In A. Tatnall, O. C. Kereteletswe, & A. Visscher (Eds.). Information Technology and Managing Quality Education, Vol. 348 (pp. 62-74). Botswana: Paper presented at the IFIP Advances in Information and Communication Technology. https://dl.ifip.org/db/conf/ifip3-7/item2010/Strickley10.pdf.
Tatnall, A., & Pitman, A. (2002). Information Technology and Control in Educational Management. Management of Education in the Information Age: The Role of ICT, IFIP TC3/WG3.7 Fifth Working Conference on Information Technology in Educational Management (ITEM 2002) (pp. 1-10). Finland: Helsinki. https://d10.1007/978-0-387-35689-1_7.